Gönderdiğim E-postalar Neden Spam Klasörüne Düşüyor?

Müşterinize teklif gönderdiniz, cevap gelmedi. Birkaç gün sonra telefonda "Aaa, spam klasöründeymiş" diyor. Bu sahne, kendi alan adıyla e-posta kullanan pek çok küçük işletmenin bildiği bir durum. Sebep genellikle tek bir şey değil, birkaç küçük eksikliğin birleşimidir. E-posta hizmetleri gelen her iletiyi puanlar; puan belli bir çizginin altında kalırsa e-posta istenmeyen klasörüne gider. Bu yazıda o puanı etkileyen, sizin düzeltebileceğiniz etkenleri sırayla ele alıyoruz.

Yazıda geçen DNS, IP adresi gibi terimleri bilmiyorsanız internet terimleri sözlüğümüze göz atabilirsiniz.

Önce sorunu tarif edin

Kontrol listesine geçmeden önce birkaç soruyu cevaplamak aramayı daraltır:

• Hangi alıcılarda oluyor? Sadece Gmail'de mi, sadece kurumsal bir müşteride mi, yoksa herkeste mi?
• Ne zaman başladı? Yeni bir e-posta hizmetine, yeni bir sunucuya veya yeni bir alan adına geçtikten hemen sonra mı?
• Hangi e-postalar? Kişisel yazışmalar mı, yoksa web sitenizin iletişim formu, fatura yazılımı veya bülten aracından çıkan otomatik e-postalar mı?

Otomatik e-postalar spama düşüyor ama elle yazdıklarınız düşmüyorsa sorun büyük olasılıkla o yazılımın sizin alan adınız adına göndermeye yetkili olmamasıdır. Bu, aşağıdaki ilk maddenin konusu.

1. SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını kontrol edin

Bu üç kayıt, alıcı sunucunun "bu e-posta gerçekten bu alan adından mı?" sorusunu cevaplamasını sağlar. Ne işe yaradıklarını ve nasıl kurulacaklarını SPF, DKIM ve DMARC nedir yazımızda örnek kayıtlarla anlattık. Burada yalnızca spam açısından en sık görülen hataları sıralıyoruz:

• SPF kaydı hiç yok veya alan adında iki ayrı SPF kaydı var. İki kayıt olduğunda SPF tamamen geçersiz sayılır.
• Web sitenizin formu, bülten aracınız veya muhasebe yazılımınız SPF listesinde yok. Bu hizmetlerden çıkan e-postalar doğrulamayı geçemez.
• DKIM açılmamış veya yalnızca ana e-posta hizmetinizde açık, diğer gönderen hizmetlerde kapalı.
• DMARC kaydı yok. Bazı büyük sağlayıcılar, özellikle çok e-posta gönderen alan adlarında DMARC kaydı görmek ister.

E-posta DNS kontrolü aracımız MX, SPF ve DMARC kayıtlarınızı tek seferde okur ve bu hataları renkli uyarılarla gösterir.

Gerçek sonucu görmek için kendi alan adınızdan Gmail veya Outlook'taki bir test adresinize e-posta gönderin ve e-postanın özgün kaynağını açın. SPF, DKIM ve DMARC satırlarında "pass" görmeniz gerekir. "fail" veya "none" gördüğünüz satır, düzeltmeniz gereken yeri gösterir.

2. Gönderen IP adresi kara listede mi?

E-posta hizmetleri, spam gönderdiği bilinen IP adreslerini kara liste (DNSBL) denen listelerden takip eder. E-postalarınızı gönderen sunucunun IP adresi bu listelerden birindeyse e-postalarınız spama düşebilir veya hiç teslim edilmeyebilir.

Gönderen IP adresini, test e-postasının kaynağından öğrenebilirsiniz: Gmail'de özgün kaynağın üst kısmındaki SPF satırı, kontrol edilen IP adresini de yazar. Alıcı sunucunun eklediği en üstteki "Received" satırında da köşeli parantez içinde bu adres görünür. Ardından IP kara liste sorgulama aracımıza yazın. Listede çıkarsa önce sebebi bulun (ele geçirilmiş bir e-posta hesabı, virüslü bir bilgisayar, paylaşımlı sunucudaki başka bir site), sonra listenin kendi sitesinden kaldırma talebinde bulunun. Kaldırma adımlarını araç sayfasında anlattık.

Paylaşımlı barındırmada veya ucuz bir e-posta paketinde aynı IP adresini başka müşteriler de kullanır. Sorun onlardan kaynaklanıyorsa kendiniz çözemezsiniz; barındırma firmanızdan farklı bir gönderim adresi veya kurumsal bir e-posta hizmetine geçişi değerlendirin.

3. Kendi sunucunuz varsa: ters DNS (PTR) kaydı

Gmail, Outlook veya barındırma firmanızın hazır e-posta hizmetini kullanıyorsanız bu madde sizi ilgilendirmez; ayar hizmet sağlayıcının sorumluluğundadır. E-postaları kendi sunucunuzdan gönderiyorsanız sunucunun IP adresinin bir PTR kaydı (IP adresinden isme giden ters DNS kaydı) olmalı ve bu isim tekrar aynı IP adresini göstermelidir.

Durumu ters DNS sorgulama aracıyla kontrol edebilirsiniz. "İleri doğrulama: Evet" görmüyorsanız PTR kaydını sunucunuzu veya IP adresinizi veren firmaya (barındırma firması, veri merkezi, internet sağlayıcı) tanımlatmanız gerekir; kendi alan adınızın DNS panelinden eklenemez. Ev veya iş yeri internet bağlantısından doğrudan e-posta sunucusu çalıştırmak ise bugün çoğu zaman teslim sorunlarına yol açar.

4. Alan adınız yeni mi?

Birkaç gün veya hafta önce kaydedilmiş alan adları, dolandırıcıların da sık kullandığı bir özelliktir. Bu yüzden filtreler yeni alan adlarından gelen e-postalara daha temkinli yaklaşır. Alan adınızın kayıt tarihini domain whois sorgulama aracında görebilirsiniz.

Yeni bir alan adıyla başlıyorsanız:

• İlk haftalarda sizi tanıyan ve cevap verecek kişilere, normal yazışma temposunda e-posta gönderin.
• Yeni alan adından ilk gün yüzlerce kişiye toplu e-posta göndermeyin.
• Gönderim sayısını haftalar içinde yavaş yavaş artırın. Bu işleme "ısıtma" (warm-up) denir.

5. E-postanın içeriğine bakın

Filtreler içeriği de değerlendirir. Kesin bir "yasaklı kelime listesi" yoktur, ama şu özellikler riski artırır:

• Kısaltılmış bağlantılar ve e-postadaki bağlantı metniyle gerçek adresin farklı olması.
• Tamamı tek bir büyük görselden oluşan, metni çok az olan e-postalar.
• Çalıştırılabilir dosya ekleri veya şifreli sıkıştırılmış ekler. Büyük dosyaları bağlantı olarak paylaşmak daha güvenlidir.
• Kara listede olan bir alan adına verilen bağlantılar. Sitenizin kendi alan adı da bu açıdan önemlidir.
• "Kimden" adıyla gerçek adresin uyuşmaması veya cevap adresinin (Reply-To) tamamen başka bir alan adında olması.
• Başlıkta tamamı büyük harf, çok sayıda ünlem ve "acil", "ücretsiz" gibi baskı kuran ifadeler.

İçerik tek başına nadiren belirleyicidir; ancak kayıtlarınız veya itibarınız sınırdaysa terazinin kefesini değiştirebilir.

6. Toplu gönderim alışkanlıklarını düzeltin

Kampanya veya bülten gönderiyorsanız itibarınızı en çok etkileyen şey alıcıların tepkisidir. Çok sayıda kişi e-postanızı "spam" olarak işaretlerse sonraki e-postalarınız, kişisel yazışmalarınız da dahil, zarar görebilir.

1. Yalnızca izin veren kişilere gönderin. Satın alınmış veya internetten toplanmış adres listeleri hem spam şikâyeti hem de hukuki risk demektir. Türkiye'de ticari elektronik ileti için alıcının onayı gerekir.
2. Kolay abonelikten çıkma bağlantısı koyun. Çıkamayan kişi "spam" düğmesine basar.
3. Geri dönen adresleri temizleyin. Artık var olmayan adreslere tekrar tekrar göndermek kötü sinyaldir.
4. Toplu gönderimi kişisel posta kutunuzdan yapmayın. Bülten için bu işe yönelik bir gönderim hizmeti kullanın ve o hizmeti SPF ile DKIM'e ekleyin. Mümkünse bülteni ayrı bir alt alan adından (ör. bulten.ornek.com) gönderin; olası bir itibar sorunu günlük yazışmalarınızı etkilemez.
5. Düzenli ve öngörülebilir gönderin. Aylarca sessiz kalıp bir gün binlerce e-posta göndermek şüphe çeker.

7. Hesabınız ele geçirilmiş olabilir mi?

Bir anda birçok alıcıda sorun başladıysa ve yukarıdakilerin hiçbiri değişmediyse, e-posta hesaplarınızdan birinin şifresi çalınıp spam göndermek için kullanılıyor olabilir. E-posta hizmetinizin panelindeki gönderim sayılarına ve giden kutusuna bakın, şifreleri değiştirin ve iki adımlı doğrulamayı açın. Güçlü bir şifre oluşturmak için şifre üretici aracımızı kullanabilirsiniz.

Özet kontrol tablosu